Коротко

Опишите цель письма, адресата и тон, задайте длину и дайте факты. Так письмо выходит вежливым и понятным.

Деловое письмо это короткий и понятный текст с одной целью. Модель помогает быстро собрать черновик, а вы правите детали и проверяете факты. Если хотите общий подход, посмотрите основы промптов, подборку рабочих промптов и весь хаб промптов.

Задайте тон и цель

Сначала скажите, чего вы хотите от письма и каким тоном. Без этого модель пишет общий текст, который трудно отправить как есть.

Промпт: Напиши вежливое письмо клиенту. Цель: сообщить о задержке на два дня и извиниться. Тон спокойный и уважительный. Формат: не длиннее 90 слов.

Одна цель на письмо работает лучше, чем три цели сразу. Если тем несколько, лучше написать два письма.

Совет. Перечитайте письмо вслух за пять секунд. Если за это время понятна и тема, и просьба, цель видна сразу.

Структура письма

Простая структура: приветствие, суть, просьба, завершение. Она держит письмо коротким.

Промпт: Сделай письмо по структуре: приветствие, одна мысль, понятная просьба, благодарность. Тема: перенос встречи. Для ответов клиентам пригодятся промпты для поддержки.

Короткая первая фраза задает настрой всему письму. Начните с приветствия и сути, а детали добавьте после.

Уточнение тона

Если письмо вышло сухим или длинным, попросите поправить только одну вещь. Так вы не сломаете удачные места.

Промпт: Сделай это письмо чуть теплее, но без лишних слов. Длину оставь прежней. Готовый черновик можно собрать через генератор промптов.

Тон проще задать через пример. Покажите модели одно письмо, которое вам нравится, и попросите держать такой же стиль. Это работает лучше, чем длинное описание словами.

Как собрать письмо

Удобно идти по короткому порядку. Тогда письмо выходит ровным с первого раза.

  1. Назовите цель: одна мысль, ради которой письмо.
  2. Выберите тон, подходящий адресату.
  3. Задайте структуру: приветствие, суть, просьба, финал.
  4. Сократите текст и проверьте имена и даты.

Было и стало: письмо клиенту

Слабый запрос дает общее письмо без чувства ситуации. Сильный запрос задает цель, тон и длину.

Было: Напиши письмо про задержку.

Стало: Напиши вежливое письмо клиенту о задержке заказа на два дня. Сначала извинись, потом назови новую дату и предложи небольшой бонус. Тон спокойный. Не длиннее 90 слов.

Второй вариант не длиннее слабого. Дело не в количестве слов, а в том, что в запросе есть цель, порядок мыслей и тон. Шаблоны для частых писем удобно держать через конструктор деловых писем.

Настраиваемые части

Один шаблон письма подходит для многих ситуаций, если отметить сменные места. Тогда вы меняете только детали.

Шаблон: Напиши [тон] письмо [адресат]. Цель: [что сообщить или попросить]. Структура: приветствие, суть, [просьба или вывод], благодарность. Длина: [лимит].

Заведите два или три готовых шаблона: просьба, извинение, благодарность. Общий подход дают основы промптов и подборка рабочих промптов в нашем хабе промптов.

Полезный соседний разбор это Промпты для резюме и собеседований.

  • [тон] это вежливое, теплое, нейтральное или мягкое.
  • [адресат] задает обращение: клиент, коллега, партнер.
  • [что сообщить или попросить] это цель письма в одну фразу.
  • [просьба или вывод] это главный шаг для читателя.
  • [лимит] это длина: например не длиннее 90 слов.

Тон письма под ситуацию

СитуацияТонЧто добавить
Извинение Спокойный, теплый Признать факт, предложить решение
Просьба Вежливый, ясный Указать срок и причину
Отказ Мягкий, честный Кратко объяснить причину
Благодарность Искренний Назвать конкретную помощь

Что чаще нужно поправить в письме

Это простая иллюстрация, а не измерение. Значения показывают типичные правки по нашему опыту.

Как собрать письмо

Простой порядок для делового письма.

Чеклист

  • У письма одна понятная цель
  • Тон подходит адресату
  • Есть приветствие и вежливый финал
  • Длина короткая и без лишних слов
  • Переменные в шаблоне заменены на свои данные
  • Имена и даты проверены
  • Личные данные добавлены только при необходимости

Частые ошибки

  • Слишком длинное письмо без одной мысли
  • Холодный тон там, где нужна теплота
  • Непонятная просьба без срока
  • Несколько разных целей в одном письме
  • Отправка без проверки имен и дат

Частые вопросы

Попросите модель добавить теплое приветствие и благодарность, но сохранить короткую длину.

Зависит от адресата. Укажите в промпте, на ты или на вы, чтобы тон был верным.

Да. Имена, даты и факты всегда читайте сами перед отправкой.

Попросите мягкий тон, короткое объяснение причины и, если можно, альтернативу.

Лучше одну. Если тем несколько, разделите их на отдельные письма.

Источники

Мы опираемся на официальную документацию. Цены и состав моделей могут меняться, проверяйте важные факты по первоисточникам.